Portal Firm Powiatu Poznańskiego

Współczesne duże firmy to skomplikowane struktury organizacyjne, setki osób, biura porozrzucane w różnych lokalizacjach, tysiące informacji generowanych każdego dnia. Jak w takich warunkach zapewnić sprawną komunikację wewnętrzną, nie tracąc z oczu najważniejszego zasobu przedsiębiorstwa – pracowników? Odpowiedź na to pytanie znaleźli pomysłodawcy BlueHat, nowej spółki zależnej parku technologicznego YouNick.

Za rozwojem i sukcesami każdej firmy stoją ludzie. Kolejne badania międzynarodowych instytutów, takich jak Gallup, Aon Hewitt czy McKinsey, pokazują, że zaangażowani i odpowiednio docenieni pracownicy mogą podnieść zyski przedsiębiorstwa nawet o kilkadziesiąt procent. Rynkowi liderzy w Polsce i na świecie coraz częściej stawiają w centrum swojej uwagi człowieka – siłę napędową każdego przedsięwzięcia i innowacji. Inwestują w przyjazne i kreatywne przestrzenie do pracy, nowoczesne systemy motywacyjne, wprowadzają kulturę organizacyjną uwzględniającą potrzeby i indywidualność każdego pracownika. I poszukują dla swoich organizacji najlepszych rozwiązań w zakresie komunikacji wewnętrznej.

Wagę sprawnego obiegu informacji w dużych przedsiębiorstwach dostrzegli kilka lat temu pomysłodawcy spółki BlueHat. Na początku 2013 roku zespół złożony z naukowców oraz menedżerów z doświadczeniem w międzynarodowych koncernach rozpoczął pracę nad aplikacją SPARK. Analizując dotychczas stosowane narzędzia, m.in. intranet, gazetki firmowe, newslettery czy ciągle popularne korkowe tablice ogłoszeń, doszedł do wniosku, że skuteczna komunikacja wewnątrz firmy musi spełniać trzy założenia.

Po pierwsze, informacja powinna docierać do pracownika w miejscu i czasie, w którym jest on otwarty i gotowy na jej przyjęcie. A taki miejscem już od dawna nie jest własne biurko czy komputer. Firmowe newslettery są traktowane jako „przeszkadzacze" w bieżącej pracy, a intranet dla wielu osób jest często jedynie źródłem niezbędnych dokumentów takich jak wnioski urlopowe, regulaminy czy dane kontaktowe współpracowników – wyjaśnia Bartosz Kluczyński, prezes BlueHat. – Po drugie, dotarcie do informacji nie może wymagać żadnego wysiłku. Konieczność logowania, wpisywania adresów czy klikania skutecznie odstrasza wiele osób od zdobywania informacji. Wreszcie po trzecie, w świecie tweetów i smsów informacja musi być zaprezentowana w krótkiej, atrakcyjnej formie. Najlepiej w postaci zwięzłego komunikatu wzbogaconego elementami graficznymi.

Badania, prowadzone przez założycieli BlueHat na Uniwersytecie Technicznym w Eindhoven, pokazały, że ciekawym i dobrze funkcjonującym rozwiązaniem są wielkoformatowe ekrany dotykowe, instalowane w przestrzeniach socjalnych biur. Czyli w miejscach, w których pracownicy dobrowolnie gromadzą się na kawę, posiłek czy krótką przerwę regeneracyjną i są otwarci na rozmowę i wymianę doświadczeń. Na podstawie wyników tych badań oraz własnych doświadczeń biznesowych zespół BlueHat stworzył autorskie narzędzie wspomagające komunikację wewnętrzną, przeznaczone przede wszystkim dla firm zatrudniających przynajmniej 150 osób oraz dla przedsiębiorstw, w których pracownicy (np. produkcyjni) nie mają w trakcie pracy bezpośredniego dostępu do komputera.

Innowacyjny pomysł Agnieszki i Łukasza Szóstków, Bartosza Kluczyńskiego i Rafała Kołodzieja zamienił się w dobrze rokujący biznes dzięki współpracy z parkiem technologicznym YouNick (dotychczas Nickel Technology Park Poznań). Od 2011 roku powstało w nim już kilkanaście młodych firm, których produkty i usługi z sukcesem podbijają polskie i zagraniczne rynki. Zlokalizowany w Złotnikach park bierze przykład z najlepszych na świecie firm technologicznych i tworzy pod Poznaniem optymalne środowisko do rozwoju kolejnych innowacyjnych spółek.

BlueHat to kolejna polska firma, która powstała w ramach działalności inwestycyjnej naszego parku. Jesteśmy w niej inwestorem mniejszościowym, ale za to bardzo wyjątkowym. Oprócz kapitału w wysokości 520 tys. zł zaoferowaliśmy pomysłodawcom dodatkowe wsparcie w postaci naszej wiedzy, doświadczenia oraz sieci kontaktów. Jesteśmy w tym projekcie przede wszystkim partnerem, a nie jak to zwykle bywa jedynie zwierzchnikiem czy nadzorcą. System wspierający kulturę dzielenia się wiedzą jest w 100% zgodny z naszą filozofią działania, w której najważniejszy jest zawsze człowiek – pracownik, najemca, inwestor czy startupowiec. Jesteśmy przekonani, ze wdrożenie SPARKa nie tylko przyniesie firmom wymierne korzyści organizacyjne i finansowe, ale przede wszystkim pozwoli stać się jeszcze lepszym miejscem do pracy i rozwoju poszczególnych pracowników – twierdzi Adam Siwczyński, odpowiedzialny za inwestycje kapitałowe YouNick.

Jak dokładnie działa system komunikacji wewnętrznej rekomendowany przez park technologiczny YouNick? Na ekranach dotykowych zainstalowanych w kuchniach lub innych przestrzeniach socjalnych, każdego dnia pracownicy łatwo i szybko mogą znaleźć informacje związane z działalności firmy. Mogą to być dane o aktualnie prowadzonych projektach i osobach w nie zaangażowanych, rekrutacjach wewnętrznych i awansach czy ważnych wydarzeniach z życia przedsiębiorstwa. SPARK to także baza kontaktów do wszystkich osób w danej firmie oraz prognoza pogody, program kin czy wydarzeń sportowych. Kluczową cechą systemu jest możliwość zasilania go informacjami przez wszystkich pracowników, a nie tylko przez działy odpowiedzialne za komunikację. Takie rozwiązanie stymuluje ludzi – jako współautorów kontentu - do wymiany doświadczeń, rozmów i dzielenia się wiedzą. SPARK może działać samodzielnie lub jako dodatkowy kanał dystrybucji dla intranetu czy wewnątrzfirmowych portali społecznościowych, pobierając z nich informacje. Praca związana z aktualizacją danych w systemie została ograniczona do minimum. Dzięki zintegrowaniu ekranów ze wszystkimi dostępnymi w firmie bazami danych i systemami IT, większość ważnych informacji pobierana jest automatycznie.