Więcej wniosków w formie elektronicznej
27 stycznia 2026 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, wprowadzona ustawą z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 25).
Zmiany znacząco rozszerzają możliwość stosowania postaci elektronicznej przy wielu czynnościach z zakresu prawa pracy, doprecyzowują termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz modyfikują zasady reprezentacji pracowników przy uzgadnianiu decyzji dotyczących funduszu socjalnego.
Najważniejszą zmianą jest rozszerzenie dotychczasowego wymogu formy pisemnej na „postać papierową lub elektroniczną” w szeregu procedur kadrowych. Nowe przepisy obejmują m.in. przekazywanie informacji o monitoringu, informacji o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę ze związkiem zawodowym, sporządzanie rozkładów czasu pracy, a także składanie przez pracowników wniosków dotyczących indywidualnych rozkładów czasu pracy, pracy weekendowej, ruchomego czasu pracy, odpracowania zwolnień czy udzielania czasu wolnego za nadgodziny. W formie elektronicznej może być również składany wniosek o urlop bezpłatny, zgoda na urlop bezpłatny w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy oraz potwierdzenie zapoznania się z zasadami BHP. Pojęcie „postaci elektronicznej” ustawodawca definiuje szeroko – obejmuje ono także komunikację mailową, o ile możliwa jest jednoznaczna identyfikacja nadawcy.
Nowelizacja doprecyzowuje także zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca ma obowiązek wypłacić go w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli jednak termin ten przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia. Gdy ustalony termin wypłaty wypada w dniu wolnym od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym.
Zmiany objęły również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnienia dotyczące wysokości odpisu na Fundusz, decyzji o nietworzeniu Funduszu oraz treści regulaminu ZFŚS muszą być prowadzone z co najmniej dwoma pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Do tej pory przepisy przewidywały uzgodnienia z jednym reprezentantem.